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7 Equipamentos de escritório básicos, porém importantes, que toda empresa deve ter (2020)

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Além de um ambiente limpo e saudável, você deve ter um conjunto de equipamentos básicos em seu local de trabalho. Toda organização comercial, independentemente do tamanho ou natureza das operações, precisa de móveis, artigos de papelaria para escritório, suprimentos comuns e computadores. Mas existem outros tipos de equipamento que são igualmente importantes.

Aqui neste post, discutiremos os sete principais equipamentos de escritório ‘básicos mas importantes’ que toda empresa deve ter.

1. Telefone comercial

Mesmo que as empresas hoje usem mensagens instantâneas (IMs), serviços de email, ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) e smartphones para comunicação com clientes e fornecedores, um telefone comercial ainda é importante.

Um telefone comercial moderno oferece uma ampla variedade de recursos que um sistema telefônico ou smartphone antigo não oferece.

Não apenas as empresas de médio e grande porte, mas as pequenas empresas também contam com telefones comerciais, porque esses sistemas oferecem:

  • Menor custo por chamada
  • Mobilidade de serviço
  • Capacidade de encaminhar chamadas para qualquer dispositivo (seu número de telefone pessoal, por exemplo)
  • Capacidade de monitorar chamadas para fins de treinamento e revisão
  • Capacidade de realizar chamadas em conferência sem complicações
  • Capacidade de adicionar novas extensões quando necessário

2. Equipamento de rede comercial

Normalmente, um ecossistema de negócios é composto por pessoas dentro e fora de uma organização. Essas pessoas, incluindo funcionários, clientes, vendedores e fornecedores, precisam trocar dados e se comunicar com frequência.

Os donos de empresas precisam de um sistema robusto para garantir a transferência e a comunicação de dados entre não apenas as pessoas, mas também vários dispositivos. Esses dispositivos podem incluir estações de trabalho, aparelhos de fax, sistemas VoIP, impressoras, servidores, etc.

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Dependendo do tamanho dos negócios e dos requisitos em mãos, podem ser necessários um ou vários roteadores de rede, comutadores de rede, servidores de rede (para VPNs, gerenciamento de banco de dados, compartilhamento de arquivos, calendários compartilhados etc.) e firewalls.

Uma nova organização comercial, mesmo quando está apenas iniciando, deve considerar investir em equipamentos de rede que atendam às suas necessidades pelos próximos três a quatro anos. Um provedor de rede gerenciada pode melhorar ainda mais a eficácia de tais recursos.

3. Impressora e cartuchos

Para a maioria das empresas, uma impressora multifuncional (MFP) é um item essencial para o escritório. Mesmo se você usar os serviços de armazenamento em nuvem para manter arquivos digitais, ainda precisará imprimir documentos em algumas ocasiões. Uma MFP pode imprimir, copiar, digitalizar e enviar documentos por fax.

As impressoras a jato de tinta e laser modernas podem produzir impressões de alta qualidade a um custo comparável ao que você pagará se terceirizar um trabalho de impressão. Você não precisa se preocupar em gastar muito na compra de cartuchos de impressora.

Com os cartuchos de toner e toner HP acessíveis, por exemplo, você pode economizar em custos de impressão enquanto imprime materiais de marketing, como folhetos, pôsteres, etc. ou correspondência comercial internamente.

MFPs que usam cartuchos de impressora de alta capacidade podem imprimir milhares de páginas. Se você precisar imprimir mais de algumas centenas de páginas por mês, considere estocar cartuchos de impressora com antecedência para evitar interrupções nos negócios no futuro. A boa notícia é que a maioria dos vendedores oferece descontos ao comprar multipacks.

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4. Equipamento de Iluminação

Um escritório deve estar equipado com sistemas de iluminação adequados para criar um ambiente de trabalho acolhedor e produtivo.

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Os empresários devem garantir que a iluminação seja corrigida de maneira a minimizar as sombras e os obstáculos à visibilidade no local de trabalho.

As empresas precisam considerar o custo inicial de aquisição, o custo de operação e o prazo de validade de um sistema de iluminação.

5. Projetor

Atualmente, a maioria dos escritórios possui computadores e laptops. Mas você dificilmente pode usá-los para reuniões de equipe, sessões de brainstorming e programas de treinamento. É demorado e impraticável. Ter um projetor permite que você mostre apresentações do PowerPoint para um grupo de funcionários com muita facilidade.

Os empresários podem investir em um projetor que pode ser facilmente movido de um lugar para outro. Dessa forma, equipes diferentes podem usar um projetor para vários propósitos; não é necessário ter uma sala de conferências dedicada.

Um projetor também pode ser usado durante eventos, exposições e workshops organizados para clientes, fornecedores, fornecedores etc. em potencial fora das instalações da empresa.

Caso não consiga comprar um projetor imediatamente, considere comprar um quadro branco.

6. Backup de energia

A falta de energia pode levar a interrupções de negócios dispendiosas. Pergunte a si mesmo – você pode atender seus clientes ou clientes durante o período em que o estabelecimento comercial não tiver energia? Seus funcionários serão capazes de fazer um trabalho produtivo nessas ocasiões?

Mesmo que a falta de energia ocorra com menos frequência na área em que você opera, ainda é importante considerar o potencial impacto comercial dessas interrupções.

Os empresários podem investir em geradores ou inversores de energia. Caso sua empresa dependa de computadores, redes de TI, etc., é necessário ter um no-break (fonte de alimentação uniforme).

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7. Equipamento de armazenamento

Uma empresa precisa de equipamentos de armazenamento físico e digital.

O equipamento de armazenamento físico pode incluir pastas de armazenamento. Pastas rotuladas podem ser usadas para organizar documentos para economizar tempo a longo prazo. Daqui a um ou dois anos, você poderá ter centenas de documentos, incluindo faturas, faturas, cartas, relatórios, etc. Com o armazenamento organizado, a recuperação de um documento quando necessário levará menos de um minuto.

O equipamento de armazenamento digital pode incluir discos rígidos externos, unidades flash USB, etc. Você pode armazenar cópias digitais de vários arquivos nesses dispositivos de armazenamento. Esses dispositivos também podem ser usados ​​para trocar dados rapidamente entre funcionários em um escritório.

Lembre-se de que ter dispositivos de armazenamento local não substitui os serviços de armazenamento em nuvem. Uma cópia dos documentos mais importantes sempre deve ser armazenada na nuvem.

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